1. Objeto
Organizar la confección o recepción, actualización, revisión, protección, reconstrucción y entrega del expediente laboral, de modo que conserve la historia laboral de la persona trabajadora y acredite el tiempo de servicio y las remuneraciones devengadas a los fines de la seguridad social.
2. Alcance
Se aplica a los empleadores y a las personas trabajadoras con una relación de trabajo comprendida en el Código de Trabajo, con independencia del sector. La confección o actualización prevista en este procedimiento corresponde cuando se establece una relación de trabajo por un período superior a seis meses, atendiendo a las condiciones de formalización y período de prueba indicadas a continuación.
Comprende el expediente en soporte papel y digital, su gestión durante la relación de trabajo y las actuaciones de entrega o conservación posteriores a su terminación. La contratación, la imposición y rehabilitación de medidas disciplinarias y la tramitación de prestaciones de seguridad social se ejecutan mediante sus procedimientos correspondientes; aquí se incorpora su resultado documental.
3. Desarrollo del procedimiento
3.1. Comprobar y confeccionar o actualizar el expediente
Comprobar si la persona trabajadora posee un expediente previo. Si lo presenta, revisar su identificación, contenido e índice y actualizarlo con la documentación de la nueva relación de trabajo. Si no lo posee, confeccionar el expediente con los documentos que correspondan. Si el expediente previo está deteriorado o se ha perdido parcial o totalmente, aplicar las actuaciones de reconstrucción del apartado 3.6.
Vencido el período de prueba, el empleador confecciona o actualiza el expediente de la persona trabajadora con la que establece una relación de trabajo por un período superior a seis meses, en un plazo que no exceda de quince días contados a partir de la formalización de la relación de trabajo. Cuando no se exige período de prueba, atender a la formalización de la relación de trabajo para el cómputo del plazo.
Conformar el expediente tanto en soporte papel como digital. El empleador debe adoptar las medidas necesarias para su conservación, protección y seguridad en ambos formatos.
3.2. Integrar y verificar la documentación
Incorporar los siguientes elementos, respetando las condiciones de aplicación de cada uno:
- Nombres y apellidos, número de identidad permanente y domicilio de la persona trabajadora.
- Contratos de trabajo y sus suplementos. Incluir una copia escrita del contrato en el expediente; el empleador debe enviarlo también en forma digital a la persona trabajadora.
- Nombramiento o designación y sus modificaciones, cuando corresponda.
- Acuerdo de elección y acta de toma de posesión, cuando corresponda.
- Certificación o constancia de la actualización del Registro de Inscripción Profesional, cuando se requiera.
- Documento oficial de asignación del recién graduado, cuando proceda.
- Copia del documento que acredita la calificación formal, cuando corresponda, previa presentación del original. La autoridad facultada debe dejar constancia de esa presentación.
- Documentos que acrediten el tiempo de servicio y las remuneraciones devengadas a los efectos de la seguridad social.
- Dictámenes emitidos por la Comisión de Peritaje Médico Laboral.
- Copia de las resoluciones o escritos fundamentados que impongan medidas disciplinarias y de las sentencias que sancionen a la persona trabajadora disciplinaria o penalmente; en este último caso, cuando tengan trascendencia laboral. También pueden constar las certificaciones o comunicaciones de esas decisiones. Mantenerlas hasta la rehabilitación o el cumplimiento de la sanción penal, según corresponda.
- Índice de relación de documentos.
- Copia del acta de entrega del expediente laboral.
Cuando se trate de un adolescente autorizado excepcionalmente a incorporarse al trabajo, incluir la autorización del Director Municipal de Trabajo y Seguridad Social. Utilizar el Modelo 8 del Anexo Único de la Resolución 59/2026. La certificación médica y los exámenes periódicos del adolescente se conservan en la unidad organizativa que gestiona el capital humano.
Crear o actualizar el índice conforme a los documentos que integran efectivamente el expediente. Verificar que los documentos de identificación y de la relación de trabajo correspondan a la misma persona.
3.3. Actualizar durante la relación de trabajo
Incorporar los nuevos contratos y suplementos, modificaciones de nombramientos o designaciones, acreditaciones de calificación y documentos de tiempo de servicio, remuneraciones, peritaje y sanciones que correspondan. Actualizar el índice cuando cambie la documentación del expediente y mantener actualizados ambos soportes.
Cuando se disponga la rehabilitación de una medida disciplinaria, ejecutar la actuación documental correspondiente: el empleador convoca a la persona trabajadora y, en presencia de un representante de la organización sindical, comunica su rehabilitación; extrae del expediente la resolución, escrito fundamentado, sentencia y cualquier otro documento referido a la medida; destruye esos documentos y el índice anterior, y confecciona un nuevo índice sin la medida disciplinaria. Los documentos retirados no pueden utilizarse como antecedentes a ningún efecto.
Para las sanciones penales con trascendencia laboral, atender al cumplimiento de la sanción previsto para su permanencia en el expediente. No aplicar automáticamente a estas los plazos de rehabilitación de las medidas disciplinarias.
3.4. Facilitar el examen y organizar la revisión anual
Permitir que la persona trabajadora o su representante examine el expediente en cualquier momento para conocer la situación de los documentos que lo integran.
El empleador organiza la revisión de los expedientes al menos una vez al año y pone a la firma de la persona trabajadora el documento que acredita el tiempo de servicio y las remuneraciones devengadas. La organización sindical vela por el ejercicio de este derecho.
Durante la revisión, comprobar la documentación y actualizar el expediente con los documentos que correspondan. Mantener en él el documento de tiempo de servicio y remuneraciones presentado a la firma.
3.5. Proteger y custodiar
El empleador y las personas trabajadoras deben proteger los expedientes que se encuentren bajo su custodia. Aplicar las medidas de conservación, protección y seguridad en los soportes papel y digital, sin impedir el derecho de examen de la persona trabajadora o de su representante.
Quien reciba el expediente al finalizar la relación de trabajo es responsable de que su contenido no sea alterado.
3.6. Reconstruir y expedir certificaciones
Ante deterioro o pérdida parcial o total del expediente, realizar las gestiones necesarias para reconstruir el tiempo de servicio y las remuneraciones devengadas a los fines de la seguridad social. Solicitar, cuando sea necesario, las certificaciones a los empleadores que puedan acreditar esos datos e incorporarlas al expediente reconstruido.
Cuando otro empleador o la persona trabajadora solicite una certificación de tiempo de servicio y remuneraciones devengadas por extravío o destrucción del expediente, el empleador debe expedirla en un plazo de hasta noventa días a partir de la solicitud.
Si la destrucción se produce por incendios o situaciones de desastre en la entidad, aplicar las disposiciones de la legislación de seguridad social para certificar el tiempo de servicio y las remuneraciones devengadas.
3.7. Revisar y entregar al terminar la relación de trabajo
Al término de la relación de trabajo, el empleador y la persona trabajadora revisan conjuntamente los documentos del expediente. La persona trabajadora puede hacerse representar en la revisión por un compañero de su entidad, un miembro del ejecutivo de la organización sindical, un familiar o cualquier otra persona de su elección.
Confeccionar dos ejemplares del acta de entrega y obtener la firma de las partes de la relación de trabajo. Informar la entrega a la organización sindical. Entregar un ejemplar del acta junto con el expediente a la persona trabajadora y conservar el otro en la entidad.
Cuando resulte imposible entregar el expediente directamente a la persona trabajadora, puede recibirlo otra persona a quien esta haya otorgado facultades por escrito. Comprobar esa autorización antes de efectuar la entrega. La elección de un representante para la revisión no sustituye la facultad escrita exigida para recibirlo en este supuesto.
La actuación termina con la entrega del expediente, el ejemplar del acta archivado en la entidad y la información a la organización sindical. Si concurre alguno de los supuestos de conservación especial, continuar con el apartado 3.8.
3.8. Conservar los expedientes en situaciones especiales
Conservar el expediente durante cinco años cuando la persona trabajadora:
- Abandona la entidad sin que se conozca su paradero.
- Fallece.
- Viaja al exterior.
- Tiene impuesta una medida cautelar de prisión provisional o una sanción de privación de libertad que le impide asistir a la entidad a recibir su expediente.
Durante ese período, el empleador realiza las gestiones necesarias para entregarlo. Cuando corresponda la recepción por otra persona, atender a las condiciones de representación y autorización aplicables.
Transcurrido el período de cinco años sin que el expediente sea solicitado por la persona trabajadora o sus familiares, archivar los documentos que acrediten tiempo de servicio y remuneraciones devengadas. Dejar constancia en un acta firmada por el empleador y la organización sindical e incinerar el resto de la documentación.
Esta actuación termina con los documentos acreditativos de tiempo de servicio y remuneraciones conservados y el acta de archivo y disposición documental firmada. El plazo de cinco años no autoriza a destruir los documentos que deben quedar archivados.
4. Referencias
- Ley 189, de 30 de julio de 2026, «Código de Trabajo», de la Asamblea Nacional del Poder Popular. Artículos 76 a 82; artículos 42.3, 52.2, 53.3, 134.1.j, 134.2, 349.2 y 350. Publicada en la Gaceta Oficial n.º 78 Ordinaria, de 18 de septiembre de 2026 (GOC-2026-540-O78).
- Resolución 59/2026, de 6 de septiembre de 2026, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, que aprueba los modelos e informaciones que complementan el Código de Trabajo. Resuelvo Segundo, disposición transitoria única y Anexo Único, Modelo 8 cuando corresponda. Publicada en la Gaceta Oficial n.º 78 Ordinaria, de 18 de septiembre de 2026 (GOC-2026-553-O78).