Procedimiento para la concertación y formalización de contratos de trabajo

1.  Objeto

Organizar las actuaciones necesarias para concertar y formalizar contratos de trabajo, verificar la capacidad y los requisitos de contratación, seleccionar el tipo contractual, acordar las condiciones, revisar la proforma y distribuir y registrar la documentación correspondiente.

 2.  Alcance

Se aplica a las relaciones individuales de trabajo que se establecen mediante contrato entre empleadores y personas trabajadoras comprendidos en el Código de Trabajo, con independencia del sector. Se inicia con la selección o autorización de incorporación y concluye con la formalización, entrega de ejemplares y remisión de la documentación al registro y al expediente laboral cuando corresponde.

La selección de personal, la gestión integral del expediente laboral y la modificación, suspensión y terminación de la relación de trabajo se ejecutan mediante sus procedimientos correspondientes. Las relaciones sometidas a legislación específica y las que se formalizan mediante designación, nombramiento o elección siguen la vía legal aplicable; este procedimiento no sustituye esas formas de vinculación.

3.  Desarrollo del procedimiento

3.1.  Comprobar la forma de vinculación y las condiciones previas

Verificar que la persona ha sido seleccionada o autorizada para su incorporación, que se conocen el cargo o labor, sus competencias, atribuciones y obligaciones, el lugar de ejecución, la jornada, la remuneración y las condiciones de seguridad y salud del puesto. Comprobar que se han cumplido las actuaciones de convocatoria y selección que correspondan.

Determinar si procede contrato de trabajo, designación o nombramiento, o elección. Si corresponde una vía diferente del contrato, trasladar la actuación al procedimiento específico y no utilizar la proforma contractual ordinaria. Comprobar la facultad del empleador o de quien actúa en su representación para formalizar la relación.

Identificar antes de preparar el contrato las regulaciones específicas del cargo o actividad. En particular, la contratación de profesionales y técnicos de la salud y de trabajadores de la rama artística requiere atender a sus disposiciones complementarias, además del Código.

 3.2.  Verificar la capacidad y la documentación aplicable

Comprobar la identidad de la persona y que ha cumplido dieciocho años, edad en que se adquiere la capacidad jurídica general para establecer relaciones de trabajo. La incorporación de adolescentes entre quince y hasta cumplir dieciocho años solo procede excepcionalmente, con autorización fundamentada del Director Municipal de Trabajo y Seguridad Social.

En la contratación excepcional de adolescentes, verificar la circunstancia que fundamenta la autorización, utilizando el Modelo 8 de la Resolución 59/2026, el consentimiento escrito del adolescente y el de los titulares de la responsabilidad parental u otros representantes legales. Antes de la incorporación, disponer del examen médico preempleo y de la certificación de aptitud física y psíquica para la actividad. Formalizar siempre el contrato por escrito, declarar expresamente que la actividad autorizada no está comprendida entre las prohibiciones absolutas y respetar el límite de siete horas diarias y cuarenta semanales. Canalizar las medidas de capacitación, tutoría y protección mediante los procedimientos correspondientes.

Recabar y verificar los documentos que acrediten la identidad, calificación formal, competencias y demás requisitos del cargo. Cuando correspondan, revisar la asignación del recién graduado, las certificaciones académicas, la inscripción profesional, las habilitaciones del conductor u otras autorizaciones profesionales y la documentación acreditativa de la pensión para reincorporaciones de jubilados, atendiendo a la regulación específica de cada supuesto.

Cuando el puesto esté comprendido en las actividades y riesgos sujetos a exámenes de salud ocupacional, el empleador coordina el examen preempleo con las instituciones de atención primaria de salud y verifica el dictamen de aptitud y las recomendaciones o restricciones aplicables. Utilizar los modelos sanitarios correspondientes y los requisitos de la Resolución 116/2026 del Ministerio de Salud Pública.

No convertir en exigencias legales generales los documentos adicionales de una proforma o práctica interna. Solicitar fotos, datos familiares, bancarios o de situación de defensa únicamente cuando exista una necesidad y un fundamento aplicable al caso, diferenciándolos de los elementos mínimos exigidos para el contrato. 

3.3.  Determinar el tipo contractual y las condiciones particulares

Seleccionar el tipo de contrato según la naturaleza de la actividad:

No utilizar contratos por tiempo determinado o de trabajo u obra para labores permanentes. Se exceptúan la sustitución del titular que tiene suspendida la relación por causas justificadas y la reubicación temporal de una persona declarada interrupta; en esos supuestos se utiliza el contrato por tiempo determinado.

Para labores cíclicas o de temporada, comprobar la aprobación de la utilización del contrato por tiempo indeterminado por el órgano colegiado de dirección del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. En el sector no estatal, la solicitud se fundamenta ante la institución que aprueba al empleador como actor económico, que la presenta al titular del Ministerio. Identificar en ella la actividad, cargos, entidades y número de trabajadores comprendidos. El trabajo se retribuye en el período efectivamente laborado; en el interciclo se suspende la relación sin retribución y se reanuda al comenzar el ciclo. La persona puede trabajar en cualquier sector o actividad durante ese intervalo.

Si se acuerda trabajo a tiempo parcial, utilizar el tipo contractual que corresponda a la naturaleza de la actividad. Pactar el horario, la jornada y la distribución de las horas; abonar la remuneración proporcional al tiempo trabajado sin que sea inferior al salario mínimo legal proporcional a las horas laboradas, y reconocer las vacaciones en proporción a los días efectivamente laborados.

Si se contrata a un estudiante, verificar la capacidad jurídica o autorización excepcional aplicable y utilizar contrato por tiempo determinado o para un trabajo u obra. Durante los períodos docentes, pactar jornada a tiempo parcial para no afectar los estudios; en vacaciones o recesos docentes puede pactarse la jornada completa.

Si la contratación constituye pluriempleo con otro empleador, establecer comunicación con el empleador de procedencia antes de concertar el contrato, para verificar que las labores no interfieran y que no se produzca una sobrecarga que afecte la salud. Los horarios de actividades presenciales no pueden coincidir. Asegurar la correspondencia entre trabajo y descanso y la coordinación de las vacaciones para hacer efectivo el descanso.

No concertar un empleo adicional durante la incapacidad por enfermedad o accidente ni mientras se reciben prestaciones por maternidad. En el pluriempleo, respetar también las prohibiciones para quienes realizan trabajos de categoría II a efectos de seguridad social, quienes tienen jornada reducida por exposición prolongada a condiciones que pueden afectar la salud y adolescentes incorporados excepcionalmente.

Para cuadros, fiscales, contralores, auditores, notarios, quienes ejercen la abogacía y supervisores bancarios, el pluriempleo en cargos docentes o de investigación científica está permitido. Para otros empleos remunerados, verificar la aprobación mediante escrito fundamentado de la autoridad u órgano facultado que contrató, designó o eligió a la persona, o del jefe máximo o su delegado, según corresponda. Para magistrados y jueces profesionales, los empleos distintos de docencia, investigación o creación intelectual que genere derechos de autor y sea compatible con la función judicial requieren autorización expresa del presidente del Tribunal Supremo Popular.

3.4.  Determinar el período de prueba

Comprobar si procede período de prueba. No se exige para las contrataciones por tiempo determinado, la ejecución de un trabajo u obra, el cumplimiento del servicio social ni en los demás casos decididos por el empleador de común acuerdo con la organización sindical. Cuando la contratación tenga precisamente la finalidad de realizar un período de prueba, se utiliza el contrato por tiempo determinado previsto para ese supuesto.

Cuando se establezca prueba, fijar su duración entre treinta y ciento ochenta días, de acuerdo con la complejidad del cargo y lo acordado en el convenio colectivo de trabajo. El empleador organiza y planifica las competencias que se comprobarán y la evaluación final que se realiza antes de terminar el período pactado; notifica a la persona trabajadora la decisión final. La evaluación se ejecuta mediante el procedimiento correspondiente.

Durante la prueba cualquiera de las partes puede dar por terminada la relación; el empleador fundamenta por escrito las razones. No redactar el contrato de prueba como si la persona ya hubiese concluido ese período.

3.5.  Revisar la proforma y acordar el contenido del contrato

Antes de completar el contrato, revisar la proforma de la modalidad seleccionada y comprobar que corresponde a la legislación vigente. Acordar con la persona trabajadora las condiciones y consignar, como mínimo:

• Nombres, apellidos y domicilio del empleador y de la persona trabajadora.
• Número de identidad permanente de la persona trabajadora.
• Tipo de contrato, fecha de inicio y duración cuando corresponda.
• Trabajo u obra concertado y sus particularidades, cuando corresponda.
• Cargo, atribuciones y obligaciones.
• Competencias exigidas para el cargo.
• Forma de organización del trabajo utilizada.
• Lugar de trabajo acordado. Para trabajo a distancia o teletrabajo, unidad organizativa, distribución del tiempo entre esas formas y el trabajo presencial, cantidad y calidad del trabajo y periodicidad o forma de control.
• Régimen de trabajo y descanso y duración de la jornada.
• Horario de trabajo; para trabajo a distancia o teletrabajo, tiempo de disponibilidad para el empleador.
• Cuantía de la remuneración, sus elementos y periodicidad de los pagos.
• Información sobre riesgos, condiciones de seguridad y salud y equipos de protección personal correspondientes al cargo o actividad.
• Fecha y firma de las partes.

Cuando lo acuerden las partes, pueden incluirse otras cláusulas que no se opongan a la legislación vigente. Es nula cualquier cláusula que menoscabe o disminuya los beneficios incorporados al convenio colectivo de trabajo. Revisar esta condición tanto en la proforma como en el contrato ya completado.

Consignar la jornada y el régimen de trabajo y descanso realmente aprobados y aplicables. No trasladar automáticamente de la proforma una jornada uniforme: la jornada semanal puede establecerse entre cuarenta y cuarenta y cuatro horas según las labores, y deben respetarse las condiciones de tiempo parcial, jornada reducida, turnos y regímenes excepcionales que correspondan.

Si se acuerda trabajo a distancia o teletrabajo, añadir las condiciones específicas del contrato: seguridad, cuidado y conservación de medios y horarios para actividades no intelectuales; entrega y uso racional de tecnologías; actuación ante dificultades técnicas; distribución presencial y remota; medios y equipos de protección para prevenir riesgos; controles de la actividad; seguridad de la información, secreto técnico o comercial y seguridad informática; vías y plazos de entrega de resultados; distribución de gastos; antelación para comunicar el retorno a las condiciones anteriores; y otras cuestiones acordadas. Verificar que el cargo admite esta forma de organización y que está previsto en el anexo al convenio colectivo correspondiente.

En estas formas de organización, respetar el horario pactado y el derecho a la desconexión digital, con las excepciones legales por situaciones urgentes e impostergables. El empleador garantiza los medios y conectividad que correspondan; no puede exigir el uso de dispositivos personales ni instalar en estos programas de grabación, rastreo o vigilancia.

3.6.  Comprobar el contrato antes de formalizarlo

Comprobar la correspondencia entre tipo contractual y naturaleza de la labor; identidad y facultad de las partes; requisitos del cargo; duración y fechas; contenido mínimo; remuneración y sus componentes; jornada, descanso, riesgos y equipos; y condiciones especiales aplicables. Verificar que el contrato no contradice la ley ni reduce los beneficios del convenio colectivo. Corregir las discrepancias antes de la firma.

Distinguir en las proformas el contrato por tiempo determinado del contrato para un trabajo u obra. Para el primero, identificar la causa y duración; para el segundo, precisar el trabajo u obra y el resultado cuya conclusión determina su término. No mantener referencias a normas derogadas ni cláusulas de suspensión, traslado o terminación que no hayan sido contrastadas con el régimen aplicable.

3.7.  Formalizar y entregar los ejemplares

Confeccionar el contrato por escrito en formato impreso o digital, con ejemplares para el empleador y la persona trabajadora. Obtener la firma escrita o digital de ambas partes y consignar la fecha. El empleador debe enviarlo en forma digital a la persona trabajadora e incluir una copia escrita en el expediente laboral cuando corresponda.

Solo excepcionalmente, para actividades emergentes o eventuales, cosechas o servicios a la población y demás supuestos legalmente autorizados, puede concertarse verbalmente por un período que no exceda de noventa días. Vencido ese período, formalizarlo por escrito si continúa la relación. Los contratos de adolescentes autorizados excepcionalmente siempre se formalizan por escrito.

Si la persona ya trabaja con conocimiento y sin oposición del empleador y este omitió la formalización escrita, no tratar la relación como inexistente ni desconocer los derechos desde el inicio de las labores. Atender al reconocimiento y formalización previstos para ese supuesto y utilizar la vía de solución de conflictos que corresponda.

3.8.  Formalizar la continuidad después de la prueba

Al recibir el resultado del período de prueba, formalizar la relación por tiempo indeterminado si continúa la vinculación en los términos aplicables. Si venció la prueba y las partes no manifestaron voluntad en contrario, y la persona sigue trabajando con conocimiento y sin oposición del empleador, formalizar el contrato por tiempo indeterminado. Si la prueba concluye con la terminación, canalizarla al procedimiento correspondiente.

3.9.  Registrar y remitir la documentación

Actualizar el Registro de Trabajadores del Modelo 17.2 de la Resolución 59/2026 y, cuando corresponda, la relación nominal de pluriempleo del Modelo 3.2. Incorporar los datos de la contratación a los controles aplicables y canalizar las informaciones periódicas siguientes:

• Pluriempleo: Modelo 3; cierre trimestral, en abril, julio, octubre y enero. Para empleadores de Salud y Educación General y Superior, atender además al Modelo 3.1.
• Adolescentes autorizados excepcionalmente: Modelo 8.1; información semestral en junio y diciembre.
• Trabajo a distancia o teletrabajo: Modelo 11; cierre trimestral, en abril, julio, octubre y enero.
• Estudiantes trabajando: Modelo 13; cierre trimestral, en abril, julio, octubre y enero.

Trasladar el contrato y la documentación acreditativa al procedimiento de gestión del expediente laboral. Para relaciones superiores a seis meses, atender al vencimiento del período de prueba y al plazo de hasta quince días desde la formalización previsto para confeccionar o actualizar el expediente; su gestión posterior se ejecuta en el procedimiento relacionado.

La actuación concluye con el contrato revisado y formalizado, los ejemplares disponibles para ambas partes, el envío digital al trabajador realizado, los registros actualizados y la documentación remitida al expediente cuando corresponde. Si la contratación tiene por finalidad la prueba, debe quedar prevista la actuación de continuidad o terminación al finalizarla.  

4.  Referencias

• Ley 189, de 30 de julio de 2026, «Código de Trabajo», de la Asamblea Nacional del Poder Popular. Artículos 3 a 6, 21, 27 a 30, 38 a 46, 52 a 59, 61, 76, 131 a 134, 189 a 193 y 216 a 223, según la actuación aplicable. Gaceta Oficial n.º 78 Ordinaria, de 18 de septiembre de 2026 (GOC-2026-540-O78).
• Resolución 59/2026, de 6 de septiembre de 2026, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, sobre los modelos e informaciones que complementan el Código de Trabajo. Resuelvo Segundo y Anexo Único: modelos de registro e información aplicables a cada contratación. Gaceta Oficial n.º 78 Ordinaria, de 18 de septiembre de 2026 (GOC-2026-553-O78).
• Resolución 116/2026, de 15 de septiembre de 2026, del Ministerio de Salud Pública, sobre exámenes médicos de salud ocupacional. Artículos 1 a 5 y anexos aplicables al examen preempleo y al dictamen de aptitud. Gaceta Oficial n.º 78 Ordinaria, de 18 de septiembre de 2026 (GOC-2026-550-O78).
• Documentación técnica aportada: procedimiento anterior de contratación rectificado; «Apuntes sobre contrato de trabajo»; y «Contratos de trabajo y su relación con el empleador y el trabajador. Aspectos esenciales que no deben faltar», con sus proformas.